Eventplanung mit System

Veröffentlicht am 13 März 2019 von Verena Arnold
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Wenn man ein Event plant, ist es nicht damit getan, eine geeignete Location zu finden. Damit das Event bei den Teilnehmern gut ankommt, also ein Erfolg wird, gilt es, viele Aspekte zu beachten. Zum Beispiel muss abhängig von der Art des Events, das passende Mobiliar, Geschirr und Besteck gefunden werden, ebenso wie die passende Deko und eine Soundanlage, die entweder zu einem Musik-Event passt oder zu einem Vortragsabend. So geht einem Event eine lange Planungsphase voraus.

Wie wollten erfahren, wie Profis dies machen und haben mit Florian, einem Mitarbeiter der Party Rent Group gesprochen. Dieses Dienstleistungsunternehmen ist seit über 25 Jahren als Veranstaltungsausstatter tätig und sorgt für den perfekten Rahmen bei Events jeder Art und Größe.

In einer Zeit, in der die niederländischen Brauereien beschlossen, nur noch Bier zu verkaufen, aber nicht mehr die Möbel und anderes Zubehör zu vermieten, hatte Joris Bomers die Idee, dafür einen eigenen Service anzubieten. Er wählte als Standort das nordrhein-westfälische  Bocholt, um das Unternehmen Party Rent zu gründen. In Bocholt befindet sich bis heute der Hauptsitz.

Was 1992 mit 200 Gläsern und Tellern, 50 Bierzeltgarnituren, 200 Polsterstühlen und einer großen Vision begann, hat sich zu einem international tätigen Unternehmen entwickelt. Das Franchise-Modell, das Joris  Bomers 2001 entwickelte, ermöglichte ein beeindruckendes Wachstum. An aktuell 24 Standorten engagieren sich die Inhaber, als selbstständige Unternehmer mit viel Herz und Sachverstand. Rund 950 Mitarbeiter beschäftigt  Party Rent als Eventausstatter in mehreren Ländern, wie Deutschland, Frankreich, Luxemburg, Skandinavien, Österreich und der Schweiz.

Für die Macher bei Party Rent geht es nicht nur darum, ausreichend Tische und Stühle bereitzustellen, sondern viel mehr um die Atmosphäre, die durch die Ausstattung entsteht, sowie um ein perfektes Gelingen des Gesamtkonzeptes.

Unser Interviewpartner Florian arbeitet bei der Party Rent Group, Veranstaltungsausstatter

 

Florian, wie kann man denn passende Artikel für eine Veranstaltung finden? Wie sieht es mit der Verfügbarkeit der Artikel bei Mietbestellungen aus? Wie genau läuft der Verleih ab?

Die Möglichkeiten, die passenden Artikel für die eigene Veranstaltung zu finden, sind sehr vielfältig. In unserem Webshop finden sich alle Produkte und können auch direkt dort bestellt werden. Atmosphärische Bilder der einzelnen Produkte sowie Bilder und Berichte vergangener Veranstaltungen dienen dabei als tolle Inspiration. Zusätzlich gibt es auch die Party Rent App, die ebenfalls als Inspirationsquelle dient und unser Kompendium, das aus insgesamt vier Katalogen besteht.

Grundsätzlich sind unsere Lagerbestände so groß, dass es selten zu Engpässen kommt. Sollte dies in der Hochsaison doch einmal passieren, so kann dieser durch unseren gruppeninternen Warenaustausch behoben werden oder auf ein vergleichbares Produkt aus unserem umfangreichen Portfolio zurückgegriffen werden. Das Angebot ist insgesamt so breit und tief, dass Veranstaltungen in jeder Größenordnung sowie für ganz unterschiedliche Budgets realisiert werden können.

Auch grosse Events wie bei den „Online-Marketing-Rockstars“ sind problemlos möglich

Die Bestellung kann – wenn Kunden schon genau wissen, was sie benötigen – direkt über unseren Webshop erfolgen; ansonsten natürlich auf allen üblichen Wegen. Am gängigsten ist hier die telefonische Beratung und/oder die Bestellung via Mail. Bei größeren, komplexeren Veranstaltungen kommen unsere Projektleiter auch gerne zu den Kunden, um vor Ort im persönlichen Gespräch direkt herauszufinden, was benötigt wird und wo wir helfen können.

 

Kann man Möbel reservieren lassen? Gibt es eine Versandoption? Wie hoch sind die Versandkosten?

Wenn ein Kunde bei uns einen Auftrag platziert, dann hat das natürlich denselben Effekt wie bei einer Reservierung. In der Regel beliefern wir unsere Kunden mit unserem firmeneigenen Fuhrpark. Durch die vielen Logistikzentren können Lieferwege stets kurz gehalten und flexibel auf Kundenwünsche reagiert werden. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, das Equipment selbst abzuholen. Wenn Kunden dies wünschen, liefern wir ihnen nicht nur das Equipment, sondern bauen es auch direkt mit unseren Teams am Veranstaltungsort auf. Zu unseren weiteren Leistungen zählen die intensive Beratung sowie das Visualisieren der Veranstaltungen im Vorfeld. Dafür werden von unseren Mitarbeitern zum Beispiel 3D-Renderings und CAD-Anzeichnungen angefertigt.

 

Muss man für Gebrauchsspuren bezahlen? Was passiert im Schadensfall?

Nein, auch unsere Möbel sind Gebrauchsgegenstände und Kunden müssen für normale Gebrauchsspuren natürlich auch nichts bezahlen. Gleichzeitig ist es logischerweise auch zu akzeptieren, dass Möbel und Catering-Equipment mitunter leichte Gebrauchsspuren aufweisen können. Diese werden von uns allerdings bestmöglich vermieden und minimiert. Durch spezielle Schutzhussen und eigens konzipierte Transportsysteme wird möglichen Schäden schon im Vorfeld vorgebeugt. Sollten dennoch kleinere Schäden entstehen, werden diese in firmeneigenen Schreinereien und Lackierereien aufgearbeitet und ausgebessert.

 

Kann man das gemietete Produkt auch kaufen? Wie kann man bei Ihnen zahlen? Wie kann man die gemieteten Artikel zurückschicken?

Nein, das würde unser Geschäftsmodell ja gewissermaßen ad absurdum führen. Bei uns kann man – wie es der Unternehmensname schon suggeriert – ausschließlich Produkte für Veranstaltungen mieten. Und genau das schätzen ja unsere Kunden, zu denen beispielsweise Caterer, Eventagenturen und Locations gehören. So kann jede Veranstaltung ganz individuell ausgestattet werden und immer genau die Atmosphäre erzeugt werden, die der Veranstalter sich wünscht und die dessen Kommunikationsziele bestmöglich unterstreicht.

Wichtig ist Atmosphäre, die durch die Ausstattung entsteht, perfektes Gelingen des Gesamtkonzeptes

 

Nichts dem Zufall überlassen

Für ein erfolgreiches Event ist es sinnvoll, nichts dem Zufall zu überlassen und sich zumindest beraten zu lassen, zum Beispiel welche Ausstattung benötigt wird. Durch die Möglichkeit der Anmietung, muss man auf nichts verzichten, was für ein gutes Gelingen sinnvoll ist und kann die Kosten trotzdem in einem vertretbaren Rahmen halten. Das richtige Equipment ist ebenso wichtig wie ein guter Caterer. Wir danken Florian von der Pary Rent Group für dieses informative Gespräch.

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